Hoe verwerk ik een retourorder?

Je ontkomt er niet aan, elke webwinkel heeft te maken met teruggestuurde bestellingen. Je klant heeft het recht om (een deel van) de bestelling retour te sturen omdat artikelen toch niet zijn wat ervan verwacht werd.

In de beheeromgeving kun je net als bij normale orders de status van een retourorder bijhouden om de verwerking en communicatie met je klant in goede banen te leiden.

Hiervoor gebruik je de orderstatussen Retour aangevraagd, Retour in behandeling en Retour afgehandeld. Ook kun je van de retourorder een creditnota genereren om de boekhouding van jou en je klant sluitend te maken.

Hoe je klant de retourzending aanvraagt kan verschillend zijn. Er kan gebruik gemaakt worden van een formulier voor herroeping, maar er kan bijvoorbeeld ook gewoon in een e-mail aangegeven worden dat je klant van de koop afziet.

Op het moment dat je het verzoek binnenkrijgt maak je bij de betreffende order een retourorder aan. Deze order krijgt een nieuw, opvolgend ordernummer en direct de orderstatus Retour aangevraagd. 

Een retourorder is altijd aan de originele order gekoppeld. Op de orderdetailpagina zie je welke ordernummers bij elkaar horen. Let op: de originele order blijft bestaan, verwijder deze niet!

Om een retourorder met een creditnota te maken kun je de volgende stappen zetten: 

• Open de order waar je een retourorder voor wil maken

• Boven, naast de knop factuur, staat een knop retourorder. klik.

De knop Retourorder vind je naast de knop Factuur (PDF)

• Klik op genereer retourorder 

• Boven de artikelen van de order vind je nu de retourdetails

• Klik op het ordernummer of tandwiel om de retourorderdetails te bekijken en te bewerken  

• Controleer nu of je in het juiste scherm zit: bovenaan je scherm zou Retourorder details moeten staan, de bedragen achter de artikelen zijn negatief

• Juiste scherm? Dan kan je invullen welke artikelen geretourneerd zijn of de artikelen die niet geretourneerd worden verwijderen. Let op: je kunt geen artikelen toevoegen die niet in de originele order besteld zijn.

• ​Klik op bijwerken

• Klik op creditnota om een PDF te genereren

Net als bij gewone orders kun je de status van een retourorder aanpassen, en op dat moment automatisch een e-mail naar je klant sturen. Bij het wijzigen van de status kun je de tekst van deze e-mail eenmalig aanpassen, óf direct opslaan voor toekomstig gebruik.

Pas eenvoudig de tekst in de mail voor je klant aan voor toekomstig gebruik

Wil je klant een artikel ruilen? Zorg er dan voor dat jij de creditering van het artikel dat geruild moet worden verwerkt zoals hierboven beschreven en laat je klant een nieuwe bestelling plaatsen voor het nieuwe, juiste artikel. Het is niet mogelijk om een retour en een nieuwe bestelling in één factuur te verwerken.

Let op: binnen je beheeromgeving maak je alleen de creditfactuur aan. De terugbetaling is dan dus nog niet gebeurd. Via sommige internetkassas (bijvoorbeeld Mollie) kan je in jouw account een terugbetaling regelen. Een overboeking via je bank kan uiteraard ook!